- 導入のきっかけ・課題
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当時使っていたメールソフトでは添付ファイルの自動暗号化ができなかったため、暗号化するときは別のソフトを使うなど複数のメールソフトを使い分けていて、二重管理になってしまっていた
- 導入後の運用方法
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パスポートのコピーなど個人情報が含まれた添付ファイルを送るときは暗号化機能を利用
暗号化するかどうかは送信時に選択できるように設定
- 導入の効果
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メール対応の二重管理やルール外の運用がなくなった
添付ファイル送信時の運用が変わり業務を効率化できた
導入のきっかけ・課題
添付ファイルを付けてメールを送るときは、基本的に暗号化をして送るのがルールですが、当時メインで使用していたメールソフトでは暗号化が自動でできませんでした。暗号化する時は別のメールソフトを使っていましたが、現場でイレギュラーな運用が発生したり、二重管理になってしまうので困っていました。
メールディーラーの機能を使えば、ファイルを添付する際にパスワードの有無を担当者が自分で選択できるので、これまで暗号化の有無によって都度別々のメールソフトから送っていたものを、メールディーラー上で一括管理できるというのが一番の魅力でした。
- 課題
- 添付ファイルを暗号化するために複数のシステムを併用していたため二重管理に
導入後の運用方法
航空券や宿泊の手配など、個人情報をお預かりするケースが多いので、基本的には添付ファイルを送るときはすべて暗号化しています。中には状況や内容によって暗号化せずに送るケースもあるので、暗号化せずに送ることも選択できるようにしています。
- ステップ
- 暗号化の有無を毎回選択できるように設定し、状況に応じてどちらかを選んで送信
導入の効果
暗号化の有無を毎回選択できるように設定し、状況に応じてどちらかを選んで送信
- 効果 1
- 暗号化の有無を毎回選択できるように設定し、状況に応じてどちらかを選んで送信
- 効果2
- 添付ファイル送信時の運用が変わり業務を効率化できた
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